Smarte Immobilienverwaltung

Digitalisierung steigert Komfort für Verwalter und Kunden

Die Digitalisierung der Immobilienverwaltung schreitet voran. Dabei sind ein Umstieg auf eine softwarebasierte Buchhaltung, die digitale Erstellung von Serienbriefen oder die Homeoffice-fähige Ausstattung der Mitarbeiter längst nicht mehr nur großen Immobilienverwaltungen und Wohnungsunternehmen vorbehalten. Auch kleine Verwaltungen sehen sich zunehmend mit der Notwendigkeit konfrontiert, ihre alltäglichen Geschäftsabläufe durch digitale Prozesse zu optimieren.

Denn die Digitalisierung der täglichen Arbeitsvorgänge schafft nicht nur neue Kapazitäten im eigenen Unternehmen – sie reduziert auch Fehlerquellen und steigert gleichzeitig die Kundenzufriedenheit durch schnellere Bearbeitungszeiten. „Eine wirklich digitale Immobilienverwaltung geht weit über das Scannen von Rechnungen und den Versand von E-Mails hinaus“, weiß Stephanie Kreuzpaintner, Vorstand des Softwareunternehmens DOMUS. „Vollständig digitalisierte Immobilienverwaltungen profitieren insbesondere von der Automatisierung regelmäßig wiederkehrender Geschäftsprozesse“, so die Digitalisierungsexpertin. Modernste Softwareprogramme seien sogar bereits in der Lage, wiederkehrende Geschäftsabläufe selbstständig zu erkennen und die nötigen Folgeschritte in die Wege zu leiten.

Automatisierung ganzer Arbeitsabläufe

Zahlreiche Prozesse des Verwalteralltags basieren auf wiederkehrenden Abläufen. Diese können mit professionellen Verwalterprogrammen durch die Anlage von Standardprozessen zu einem erheblichen Teil automatisiert werden. So ermöglichen es spezialisierte Softwarelösungen, standardisierte Workflows zu hinterlegen – etwa bei einer Wohnungskündigung: Geht eine Kündigung ein, so wird beispielsweise der zuständige Mitarbeiter einer Verwaltung informiert, die entsprechende Kündigungsfrist zu prüfen. Auch die Geschäftsführung bekommt auf Wunsch automatisch eine Meldung über den Eingang der Kündigung zugesandt. Entsprechend verhält es sich mit allen anderen Aufgaben, die im Zuge der Kündigung erledigt werden müssen. In jeder Aufgabe ist eine konkrete Arbeitsanweisung für den jeweiligen Bearbeiter hinterlegt, sodass auch andere Mitarbeiter – beispielsweise in Vertretungssituationen – wissen, was zu tun ist. Durch die objektbezogene Speicherung innerhalb der Softwarelösung sind auch im Nachhinein alle erfolgten Schritte und Bearbeitungsstände einwandfrei nachvollziehbar. „Das erleichtert Immobilienverwaltern nicht nur ihre tägliche Arbeit“, erklärt Stephanie Kreuzpaintner. „Auch für Kunden haben derartige Systeme große Vorteile.“

Optimierung des Kundenservice

Ruft beispielsweise ein Kunde, dessen Telefonnummer hinterlegt ist, bei einem Sachbearbeiter der Hausverwaltung an, öffnet sich mit den entsprechenden Softwareprogrammen automatisch die Kundenakte auf dem Bildschirm des Sachbearbeiters. So ist dieser schon zum Beginn des Gesprächs über etwaige vorherige Telefonate mit Kollegen oder sonstige Zwischenstände der Kundenanfrage informiert. Das minimiert natürlich nicht nur den Arbeitsaufwand sowie die Reaktionszeit bei der Bearbeitung eingehender Kundenanfragen. Es vermittelt den Kunden auch eindrücklich, dass sie sich in den Händen einer professionellen Immobilienverwaltung befinden. „Über kurz oder lang sind es ganz viele dieser vermeintlichen Kleinigkeiten, die eine erfolgreiche Digitalisierung zum echten Wettbewerbsfaktor der professionellen Immobilienverwaltung gemacht haben. Das macht es konservativen Verwaltungen schon heute schwer, gegenüber ihrer digitalen Konkurrenz wettbewerbsfähig zu bleiben“, ist Kreuzpaintner überzeugt. Zukunftsgerichteten Immobilienverwaltern bieten die technischen Neuerungen hingegen ungeahnte Möglichkeiten: Von der automatischen Beauftragung von Handwerkern im Falle anstehender Wartungen über digitale Belegprüfungen bis hin zu WEG-Versammlungen der betreuten Wohnanlagen via Bildschirm.

„Auch die Verwaltungen, die mit der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse noch am Anfang stehen, werden die Erfahrung machen, dass sich die Investition in eine smarte Immobilienverwaltung auf Dauer auszahlt“, Stephanie Kreuzpaintner, Vorstand DOMUS Software AG. Foto: DOMUS Software AG

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