WEG-Verwaltung: Aufgaben und Pflichten

Der Begriff der WEG-Verwaltung findet in der Immobilienwirtschaft häufig Verwendung und dennoch rankt sich so mancher Irrglaube um ihn. Oft wird die WEG-Verwaltung mit der allgemeinen Hausverwaltung gleichgesetzt. Das ist jedoch nicht ganz korrekt, denn die WEG-Verwaltung fungiert lediglich als ein Teilbereich der Hausverwaltung. Aber was genau unterscheidet die WEG- von einer Miet- oder Sondereigentumsverwaltung? Welche Aufgaben und Pflichten hat sie? Wer darf sich WEG-Verwalter nennen? Und woran erkennt man einen guten WEG-Verwalter? Diese und weitere Fragen klären wir in diesem Artikel…

Was ist eine WEG-Verwaltung?

Die WEG-Verwaltung ist, laut § 20 Abs. 1, Wohnungseigentümergesetz (WEG), für die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums der Wohnungseigentümer zuständig. Das betrifft im Großen und Ganzen den Erhalt und die Pflege des gemeinschaftlichen Eigentums, wie zum Beispiel Kellerräume, Treppenhäuser, Zugangswege, Dachböden, Garten, usw. Die WEG-Verwaltung wird in der Regel von der Wohnungseigentümergemeinschaft bestellt. Diese beschließt auch gemeinschaftlich die Erweiterung oder Einschränkung der Rechte und Pflichten des WEG-Verwalters, gemäß § 27, Abs. 2, Wohnungseigentümergesetz (WEG).

Unterschied zwischen WEG-Verwaltung, Mietverwaltung und Sondereigentumsverwaltung

Der Begriff Hausverwaltung meint keineswegs ein und dasselbe. Im Allgemeinen ist dabei zwischen WEG-, Miet- und Sondereigentumsverwaltung zu unterscheiden. Der WEG-Verwalter verwaltet ausschließlich das gemeinschaftliche Eigentum der Wohnungseigentümergemeinschaft. Der Mietverwalter handelt im Auftrag des Wohnungseigentümers, indem er sich um die Verwaltung von Mietverhältnissen kümmert. Die Sondereigentumsverwaltung hingegen beschäftigt sich mit der Verwaltung von Eigentumswohnungen in einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Diese ist allerdings einer Mietverwaltung sehr ähnlich.

Aufgaben und Pflichten der WEG-Verwaltung

Die Aufgaben und Pflichten der WEG-Verwaltung sind gesetzlich geregelt. § 27 und § 28 des Wohnungseigentümergesetzes sowie die Teilungserklärung und der Verwaltervertrag regeln die Vorgaben für die verantwortungsvolle Position des WEG-Verwalters. Die im Wohnungseigentümergesetz enthaltenen Regelungen sind für den WEG-Verwalter rechtlich bindend. Darüber hinaus können die Rechte und Pflichten der WEG-Verwaltung durch Beschlüsse der Wohnungseigentümergemeinschaft erweitert werden. Ein Ausschluss gesetzlich vorgeschriebener Aufgaben des WEG-Verwalters durch Beschlüsse der Eigentümergemeinschaft oder den Verwaltervertrag ist hingegen nicht zulässig.

Aufgaben

Zu den Aufgaben der WEG-Verwaltung zählen die finanzielle, baulich-technische und rechtliche Betreuung des Gemeinschaftseigentums.

Zu den finanziellen Aufgaben zählen, unter anderem…

• die Führung der Bankkonten der Eigentümergemeinschaft
• die Überwachung und Begleichung von Zahlungsverpflichtungen der Eigentümergemeinschaft an Dritte
• die Führung der Buchhaltung über alle Einnahmen und Ausgaben der WEG
• die Erstellung der Jahresabrechnung bis spätestens 3-6 Monate nach Ablauf des Wirtschaftsjahres
• die Rechnungsstellung und Mahnung von Forderungen an die Wohnungseigentümer (z.B. für Hausgeld)
• die Erstellung des Wirtschaftsplans für das kommende Wirtschaftsjahr

Zu den baulich-technischen Aufgaben zählen, unter anderem…

• die regelmäßige Begehung des Gemeinschaftseigentums zur Überprüfung und Beurteilung des aktuellen Zustands
• die Bekanntgabe nötiger baulicher oder technischer Umbaumaßnahmen an die WEG
• die Auftragsvergabe für Instandhaltungsarbeiten an Drittdienstleister

Zudem sind folgende Aufgaben im Rahmen der rechtlichen Betreuung durchzuführen…

• Einberufung der Wohnungseigentümerversammlungen, inklusive Vorbereitung aller benötigter Beschlussvorlagen und Leitung der Versammlung
• Protokollierung der Wohnungseigentümerversammlungen und Führung der Beschlusssammlung
• Erstellung und Kontrolle von Verträgen mit Drittdienstleistern (z.B. Hausmeister, Treppenhaus-Reinigungskraft)
• Rolle als Ansprechpartner der Wohnungseigentümer für Fragen zum Gemeinschaftseigentum
• Beauftragung eines Rechtsanwalts bei Streitigkeiten innerhalb der Wohnungseigentümergemeinschaft

Pflichten

Da die meisten Aufgaben des WEG-Verwalters gesetzlich vorgeschrieben sind, zählen diese in der Regel auch gleichzeitig zu den Pflichten der WEG-Verwaltung. Im Übrigen ist der WEG-Verwalter jederzeit für den technisch und baulich einwandfreien Zustand sowie für die Einhaltung von Verkehrssicherungspflichten (z.B. Bestellung eines Winterdienstes) verantwortlich. Die Wohnungseigentümerversammlung muss mindestens einmal jährlich stattfinden. Hat der WEG-Verwalter Beschlussmängel zu verantworten, haftet er nach den allgemeinen, zivilrechtlichen Grundsätzen auf Schadensersatz.

Wie wird man WEG-Verwalter?

Irrtümlicherweise wird häufig angenommen, dass die Tätigkeit als Hausverwalter keiner besonderen Qualifizierung bedarf. Das gilt jedoch heutzutage nicht mehr. Aufgrund einer Änderung in der Gewerbeordnung (GewO) vom 01.08.2018, ist die gewerbliche Tätigkeit als WEG-Verwalter erlaubnispflichtig. Das schließt den Nachweis regelmäßiger Fort- und Weiterbildungen ein. Als zertifizierter Verwalter darf sich, laut § 26 a, Wohnungseigentümergesetz (WEG), nur bezeichnen, wer im Rahmen einer IHK-Prüfung nachgewiesen hat, über die für die Tätigkeit als WEG-Verwalter notwendigen rechtlichen, technischen und kaufmännischen Kenntnisse zu verfügen.

Abgesehen davon ist es möglich, sich aufgrund anderweitiger Qualifikationen von der IHK-Prüfung zu befreien. Das gilt zum Beispiel dann, wenn bereits ein Hochschulabschluss mit immobilienwirtschaftlichen Schwerpunkt erworben wurde, eine Berufsausbildung zum oder zur Immobilienkaufmann beziehungsweise -frau oder absolviert wurde, ein vergleichbarer Berufsabschluss vorliegt  oder die Person über die Befähigung zum Richteramt verfügt.

Auch  juristische Personen und Personengesellschaften kommen, unter bestimmten Voraussetzungen, für die Qualifikation zum zertifizierten Verwalter infrage.

Was unterscheidet einen guten von einem schlechten WEG-Verwalter?

Selbst wenn ein WEG-Verwalter die erforderlichen, fachlichen Voraussetzungen mitbringt, zeigen sich mitunter deutliche Unterschiede in der Arbeitsmoral – zum Teil auch unbeabsichtigt. Die nachfolgenden Beschreibungen illustrieren, was einen guten von einem schlechten WEG-Verwalter unterscheidet…

Guter WEG-Verwalter

Ein guter WEG-Verwalter verfügt in der Regel über eine Ausbildung oder einen Studienabschluss im Immobilienbereich. Durch regelmäßige Fortbildungen erweitert und verfeinert er seine Fachkompetenz. Zudem ist er meistens an einen Berufs- oder Fachverband angeschlossen, durch den er stets relevante und aktuelle Informationen erhält. Gegenüber den Wohnungseigentümern tritt er sachlich, kompetent und neutral auf. Bei Fragen steht er zur Verfügung. Im Idealfall bietet er geregelte Sprechzeiten an. Seine finanziellen, technischen und kaufmännischen Betreuungsaufgaben übt er pflichtbewusst und mit größter Sorgfalt aus. Um die Belange der Wohnungseigentümer und solche Angelegenheiten, die die Instandhaltung des allgemeinen Wohnungseigentums betreffen, kümmert er sich unmittelbar, zuverlässig und engagiert. Durch regelmäßige Objektbegehungen vergewissert er sich über den einwandfreien Zustand des Wohnungseigentums. Etwaige Mängel werden erfasst und schnellstmöglich behoben.

Schlechter WEG-Verwalter

Ein schlechter WEG-Verwalter fällt häufig durch ein auffällig rücksichtsloses, unsachliches und teils aggressives Verhalten auf. Gegenüber den Wohnungseigentümern verhält er sich parteiisch. Auf der Wohnungseigentümerversammlung entzieht er unliebsamen Eigentümern das Wort oder versucht diese einzuschüchtern. Auf Anfragen und Telefonanrufe reagiert er verzögert oder gar nicht. Er lässt sich nur selten blicken und ist ansonsten schwer erreichbar. Feste Sprechzeiten gibt es nicht. Bei Angelegenheiten, die die Wohnungseigentümer oder das Wohnungseigentum selbst betreffen, handelt er nachlässig. Mängel werden teilweise erst nach mehrmaliger Nachfrage behoben. Beschlüsse der Eigentümerversammlung werden nur über Druck umgesetzt. Möglicherweise ist der schlechte WEG-Verwalter sogar in kriminelle Handlungen verwickelt.

Selbstverständlich handelt es sich bei diesen Beschreibungen lediglich um eine Gegenüberstellung. In der Realität kann ein WEG-Verwalter sowohl gute als auch schlechte Eigenschaften vertreten. Am Ende erkennen Sie einen guten WEG-Verwalter daran, dass er begründete Kritik annimmt und sein Verhalten verbessert.

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