Verwalterwechsel: Tipps für Eigentümer, genereller Ablauf und Musterbrief

“Während der Erstellung dieses Artikels haben wir die Informationen nach bestem Wissen und Gewissen sorgfältig überprüft. Obwohl wir uns auf die Expertise unserer Fachleute stützen, garantieren wir nicht für absolute Richtigkeit. Für rechtlich verbindliche Beratung sollten Sie sich an einen qualifizierten Rechtsanwalt wenden.”

Aus verschiedenen Gründen kann ein Verwalterwechsel in einer WEG sinnvoll sein. Doch in welchen Fällen ist es möglich, die Hausverwaltung zu wechseln? Und wie setzt man den Beschluss zum Verwalterwechsel an? All das zeigt dieser Artikel – inklusive Vorgaben, wie ein Musterbrief für den Verwalterwechsel aussehen sollte.

So einfach ist der WEG-Verwalterwechsel seit 2020

Zum 1. Dezember 2020 wurde eine wichtige Änderung des WEG-Gesetzes durchgeführt. Seitdem haben Wohnungseigentümergemeinschaften viel mehr Spielraum, was den Wechsel der Hausverwaltung betrifft: Es ist kein wichtiger Grund mehr für den Wechsel nötig. Nach § 26 Abs. 3 S. 1 WEG können Verwalter jederzeit abberufen werden.

Dabei gilt es ein paar Dinge zu beachten. Im Grunde reicht ein einfacher Mehrheitsbeschluss aus. Der Vertrag, den die WEG mit dem Verwalter geschlossen hat, endet sechs Monate nach Abberufung automatisch. Die vereinbarte Laufzeit spielt dabei keine Rolle mehr.

Auf diese Weise können Eigentümer schnell reagieren, wenn sich eine negative Entwicklung innerhalb der Gemeinschaft zeigt. Wenn Sie mit der Tätigkeit des Immobilienverwalters nicht mehr zufrieden oder Sie mit den Kosten nicht mehr einverstanden sind, lässt sich ein Wechsel sehr einfach beschließen.

Zwar gibt es diese neue Regelung erst seit dem 01. Dezember 2020. Allerdings gilt sie auch für Verwalterbestellungen, die vor diesem Stichtag durchgeführt wurden.

Beschluss des Verwalterwechsels in der Eigentümerversammlung

Damit eine WEG die Verwaltung wechseln kann, muss ein Beschluss im Zuge der Eigentümerversammlung oder mittels Umlaufverfahren gefasst werden. Der Antrag ist in die Tagesordnung aufzunehmen, damit die versammelten Eigentümer schließlich darüber entscheiden können.

Dabei sind all die Formalitäten zu beachten, die es auch bei anderen Beschlüssen zu berücksichtigen gilt. Dazu gehört, dass die Angelegenheit bei der Einladung zur Eigentümerversammlung genannt wird. Gemäß § 23 Abs. 2 WEG muss der Beschlussgegenstand als solcher sofort zu erkennen sein. Unter dem Tagesordnungspunkt „Verschiedenes“ kann kein Beschluss gefasst werden.

Darüber hinaus muss eine Formulierung enthalten sein, worüber die Eigentümer konkret entscheiden sollen. Das gilt nicht nur für die Einladung, sondern auch für den Beschluss.

Berücksichtigt werden müssen auch die Ladungsfristen: Eigentümer müssen mindestens zwei Wochen vorher zu einer ordentlichen Eigentümerversammlung eingeladen werden. Bei einer außerordentlichen Versammlung lässt sich die Frist auf wenige Tage verkürzen.

Die 4 Anträge des Verwalterwechsels

Damit einer Verwalterwechsel stattfinden kann, reicht es nicht aus, nur einen Beschluss zu fassen. Tatsächlich besteht ein Wechsel der Hausverwaltung aus insgesamt 4 Anträgen:

• Abberufung des aktuellen Verwalters
• Kündigung des Verwaltervertrags
• Bestellung eines neuen Verwalters
• Abschluss des neuen Verwaltervertrags

Musterbrief für den Verwalterwechsel: So sieht der Beschlussantrag aus

Damit die WEG einfacher einen Beschluss zum Verwalterwechsel fassen kann, bietet sich ein Musterbrief an. Damit sind die Eigentümer auch rechtlich abgesichert. Immerhin enthält ein Musterbrief für den Verwalterwechsel alle nötigen Formalia, damit der Beschluss gültig ist. Praktisch ist er auch deshalb, da er sich einfach abspeichern und für zukünftige Wechsel nutzen lässt. Wichtig ist dabei nur, stets die aktuelle Gesetzeslage zu kennen. Immerhin kann es auch im Wohnungseigentümergesetz immer wieder einmal zu Anpassungen kommen.

Folgende Inhalte müssen in einen Musterbrief für den Verwalterwechsel:

• Anschrift der Hausverwaltung
• „Ergänzung der Tagesordnung der bald anstehenden ordentlichen Eigentümerversammlung der [Anschrift der WEG] um weitere Tagesordnungspunkt / Beschlussanträge“
• „Hiermit bitten wir als Verwaltungsbeitrat der vorgenannten WEG die Hausverwaltung darum, die nachstehenden Tagesordnungspunkte mit auf die Tagesordnung – in der genannten Reihenfolge und mit dem genannten Wortlaut – zu nehmen:
• TOP A Vorzeitige Abberufung der Hausverwaltung XY
• TOP B Fristlose Kündigung des Verwaltervertrags mit der Hausverwaltung XY
• TOP C Bestellung eines kommissarischen Verwalters
• TOP D Abschluss des Verwaltervertrags mit dem kommissarischen Verwalter

Empfehlenswert ist an dieser Stelle auch, die Hausverwaltung darum zu bitten, einen Bericht der Verwaltung, eine Genehmigung der Jahresabrechnung und einen Beschluss über die Entlastung der Verwaltung über das abgelaufene Wirtschaftsjahr zu erstellen. Zudem sollten die Eigentümer einen Beschluss über die Genehmigung des aktuellen Wirtschaftsplans erbitten. Nur so können die TOP A bis D auch abgeschlossen werden.

Anschließend folgt noch die Begründung der Beschlussanträge. Nach einem Abschlusssatz, in dem die Hausverwaltung dazu aufgefordert wird, eine kurze schriftliche Bestätigung des Erhalts abzugeben, unterzeichnen die Eigentümer.

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Begrüßungsschreiben vom Verwalter: Diesen Musterbrief sollte die Verwaltung beim Wechsel kennen

Nicht nur für den Beschluss des Verwalterwechsels gibt es einen Musterbrief. Auch die Verwaltung selbst tut gut daran, sich bei den Eigentümern zu melden – und zwar mit einem persönlichen Brief, auch Begrüßungsschreiben genannt.

Warum sollten Verwaltungsunternehmen ein Begrüßungsschreiben an die Eigentümer versenden? Der Erfahrung nach sind Eigentümer bei einem Verwalterwechsel zunächst etwas misstrauisch. Es ist nicht bekannt, wie gut die neue Verwaltung ihren Aufgaben nachkommt und ob sie ihre Tätigkeit zur Zufriedenheit aller Eigentümer durchführen wird. Besonders dann, wenn es einen Grund für den Verwalterwechsel hab, sind die Anforderungen entsprechend hoch. Daher lohnt es sich, als Verwalter auf die Eigentümergemeinschaft zuzugehen und ihr alle wichtigen Daten mitzuteilen.

Diesen Musterbrief für den Verwalterwechsel können sich Verwaltungsunternehmen direkt in einer Immobiliensoftware speichern. So haben Sie immer dann den Zugriff darauf, wenn Sie von einer neuen WEG beauftragt werden. Die Produkte von DOMUS eignen sich in diesem Fall hervorragend.

Doch was sollte das Schreiben enthalten? Da es sich nach den Bewerbungs- und Angebotsunterlagen um das erste offizielle Schreiben der neuen Hausverwaltung handelt, sollte der Inhalt gut durchdacht sein. Das A und O ist zudem, dass die Formalien sowie die Rechtschreibung eingehalten werden.

Folgende Inhalte sollten nicht fehlen:

• Bankverbindung für die Überweisung des Hausgeldes
• Ein von jedem Eigentümer zu unterzeichnendes SEPA-Lastschriftmandat
• Wichtige Kontaktdaten, z.B. von Ansprechpartnern innerhalb der Verwaltung, Hausmeistern, Handwerksfirmen für Notfälle und Beiratsmitgliedern

Für einen positiven ersten Eindruck kann eine Hausverwaltung auch direkt über ihre ersten Tätigkeiten für die WEG berichten. So sieht die Eigentümergemeinschaft sofort, dass die neue Verwaltung auch wirklich tätig wird.

Fazit

Seit der Gesetzesänderung in 2020 ist es für Wohnungseigentümergemeinschaften wesentlich einfacher, die Hausverwaltung zu wechseln. Um einen Wechsel im Zuge einer Eigentümerversammlung beschließen zu können, müssen ein paar Formalia berücksichtigt werden. Hilfreich ist für den Verwalterwechsel daher ein Musterbrief, in dem alle wichtigen Inhalte enthalten sind.

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