Mietverwaltung: Aufgaben und Pflichten

Der wohl bekannteste und gleichzeitig wichtigste Teilbereich der Hausverwaltung ist die Mietverwaltung. Sie sorgt dafür, dass Wohnungen in Mehrfamilienhäusern stets bewohnt sind – mit mehrfachem Nutzen: Vollvermietung erhält die Mietrendite aufrecht und erfüllt, bei guter Mietverwaltung, auch einen nicht unerheblichen Werbenutzen für die betreuende Gesellschaft. Aber fangen wir von vorne an! Was unterscheidet die Mietverwaltung von anderen Teilbereichen der Hausverwaltung? Welche Aufgaben und Pflichten hat die Mietverwaltung? Wer kann Mietverwalter werden? Und was unterscheidet einen guten von einem schlechten Mietverwalter? Die Antworten auf diese und andere Fragen finden Sie im nachfolgenden Artikel. Aber kommen wir zunächst zu der Frage…

Was ist eine Mietverwaltung?

Die Mietverwaltung ist eine Form beziehungsweise ein Teilbereich der Hausverwaltung. Wie der Name bereits vermuten lässt, geht es bei der Mietverwaltung ausschließlich um die Verwaltung vermieteter Objekte. Die Mietverwaltung handelt dabei in Vertretung der Vermieter. Das sind entweder private Wohnungseigentümer oder eine Wohnungsbaugesellschaft. Im Rahmen der Mietobjektbetreuung übernimmt die Mietverwaltung sämtliche Aufgaben und Pflichten des Vermieters. Das Kernaufgabengebiet der Mietverwaltung umfasst die Vermietung, Abwicklung, und Durchführung von Mietverhältnissen im Sinne des Eigentümers.

Unterschied zwischen Mietverwaltung und WEG-Verwaltung

Die WEG-Verwaltung ist für die Verwaltung und Instandhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums einer Wohnungseigentümergemeinschaft zuständig. Dazu gehören zum Beispiel Treppenhäuser, Gärten, Keller- und Dachgeschosse. Im Gegensatz zur WEG-Verwaltung vertritt die Mietverwaltung die Wohnungseigentümer gegenüber den Mietern. Sie kümmert sich um alle Belange rund um die Vermietung der Wohneinheiten und auch um die Verwaltung gemeinschaftlicher Mietflächen in vermieteten Mehrfamilienhäusern. Der Wohnungseigentümer selbst befindet sich in der Regel nicht vor Ort. Der Kontakt besteht lediglich zwischen Mietern und Mietverwaltung sowie Mietverwaltung und Wohnungseigentümer. Die Mietverwaltung kann auch selbst Eigentümer der Wohnung sein, was bei der WEG-Verwaltung üblicherweise nicht der Fall ist.

Aufgaben der Mietverwaltung

Die Mietverwaltung übernimmt für den Vermieter oder die vermietende Gesellschaft alle Aufgaben, die mit der Vermietung zu tun haben. Dazu gehören…

die Verwaltung der Mietkautionskonten
die Suche nach neuen Mietern und die Weitervermietung
die Durchführung von Wohnungsbesichtigungen
die Wohnungsabnahme und Wohnungsübergabe
die Bonitätsprüfung potentieller Mieter
die Buchhaltung über alle Einnahmen und Ausgaben des Mietobjekts
die Beauftragung von Dienstleistern und Handwerkern
die Beauftragung eines Hausmeisters
die Auswahl und der Vergleich der Versorger, z.B. für Gas, Heizung und Wasser
das Aufsetzen rechtlich einwandfreier Mietverträge
die Anfertigung und Ausgabe von Türschlüsseln
die Kommunikation zwischen Mietern, Dienstleistern und Behörden
die Erstellung der Betriebskostenabrechnung
die Prüfung von Mieteingängen und ggf. der Versand von Mahnungen
die Erstellung eines Räum- und Streuplans
die Durchsetzung und Ankündigung etwaiger Mieterhöhungen
die regelmäßige Überprüfung von technischen Anlagen innerhalb des Mietobjekts
die Abwicklung von Kündigungen
die Erstellung von Rentabilitätsvorschauen für Eigentümer

Pflichten der Mietverwaltung

Die Mietverwaltung haftet dafür, ihre Dienstleistung ordnungsgemäß und gesetzmäßig durchzuführen. Das gilt auch dann, wenn die Mietverwaltung fahrlässig handelt, beispielsweise indem sie zahlungsunfähige Mieter aufnimmt (Saar-ländisches OLG, Urt. v. 12.02.2004 – 8 U 102/03). Zudem ist die Mietverwaltung dazu verpflichtet, alle Einnahmen und Ausgaben des Mietobjekts zu belegen und nur solche Leistungen auf die Mieter umzulegen, die auch tatsächlich erbracht wurden. Andernfalls macht sie sich strafbar. Kommt es zu einer Kündigung, ist die Mietverwaltung verpflichtet, schnellstmöglich einen Nachmieter zu finden.

Wie wird man Mietverwalter?

Bisher gab es keine gesetzliche Regelung, die eine Aufnahme der Tätigkeit als Mietverwalter einschränkte. Theoretisch konnte also jeder Mietverwalter werden. Seit 01. August 2018 ist das jedoch nicht mehr möglich. Laute Kritik über die fehlende Qualifikation der Branche führte dazu, dass die Gewerbeordnung um einen zusätzlichen Paragraphen erweitert wurde (§ 34c, GewO). Seitdem handelt es sich bei dem Berufsbild Mietverwalter um ein zulassungspflichtiges Gewerbe.

Voraussetzung für die Aufnahme der Tätigkeit ist mindestens das Ablegen der IHK-Prüfung zum Wohnimmobilienverwalter beziehungsweise zum zertifizierten Verwalter. Viele angehende Mietverwalter haben allerdings bereits eine kaufmännische Ausbildung in der Immobilienbranche oder ein entsprechendes Studium vorzuweisen.

Die Gründung einer Mietverwaltung ist sowohl als Personen- als auch als Kapitalgesellschaft möglich. Gängig sind die Rechtsformen GmbH, UG oder das Einzelunternehmen.

Was unterscheidet einen guten Mietverwalter von einem schlechten?

Die Mietverwaltung bildet das Aushängeschild der Immobiliengesellschaft. Kaum ein anderer Teilbereich der Hausverwaltung ist so entscheidend für die Außenwirkung, denn er repräsentiert die Gesellschaft gegenüber der großen Gruppe der Mieter. Zufriedene Mieter werden ihre Mietverwaltung vermutlich weiterempfehlen. Unzufriedene Mieter hingegen werden sich garantiert negativ äußern – schlimmstenfalls öffentlich im Internet. Und ist der Imageschaden erstmal da, sind Einbußen der Mietrendite, aufgrund mangelnder Mietnachfolgen und anderer Probleme im Hinblick auf die Vermietung, die Folge. Umso wichtiger ist eine einwandfreie und kundenorientierte Arbeitsmoral der Mietverwaltung.

Aber was unterscheidet nun einen guten von einem schlechten Mietverwalter und anhand welcher Kriterien können Sie die Qualität Ihrer Mietverwaltung prüfen?

Guter Mietverwalter

Neben einer guten Fachkenntnis zählen für einen guten Mietverwalter insbesondere auch zwischenmenschliche Werte. Das schließt ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit mit ein. Ein guter Mietverwalter verhält sich außerdem neutral gegenüber der Interessensgemeinschaft der Mieter und derjenigen der Vermieter. Er achtet beide Parteien gleichermaßen und vertritt deren Anliegen mit großem Engagement. Im Idealfall verfügt der Mietverwalter zusätzlich über weitreichende, rechtliche Kenntnisse. Um auf dem neuesten Stand zu bleiben, bildet er sich regelmäßig weiter. Seine Aufgaben erledigt er termingerecht und einwandfrei. Bei Fragen ist er telefonisch erreichbar oder ruft zeitnah zurück. Um Leerstände zu vermeiden, wird zügig eine Mietnachfolge gesucht und alle anfallenden Aufgaben, die die Weitervermietung betreffen, mit größter Zuverlässigkeit und Sorgfalt erledigt.

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Schlechter Mietverwalter

Nicht alle Mietverwalter handeln im Sinne der Mieter beziehungsweise der Vermieter. Schludrige und bequeme Mietverwalter, die anstehende Prozesse unnötig in die Länge ziehen oder erst nach mehrmaliger Aufforderung zur Handlung schreiten, können Mietern und Vermietern das Leben schwer machen. Ein schlechter Mietverwalter handelt vielmehr im eigenen Interesse. Fachliche Kompetenzen, die zur Wahrung seiner Aufgaben erforderlich sind, kann er nicht vorweisen. Er nutzt seine starke Position aus und hat schlimmstenfalls sogar Freude daran, Mietern und Eigentümern zu schaden. Für Rückfragen ist er nur schwer erreichbar oder ruft, auch bei mehrmaligem Nachfassen, nicht zurück.

Fazit

Die Mietverwaltung ist ein wichtiger Bereich der Hausverwaltung. Sie hat entscheidenden Einfluss auf die zu erwartende Mietrendite, da sie direkt für die Mietobjekte verantwortlich ist. Gute fachliche und zwischenmenschliche Qualifikationen sind für die anspruchsvollen Aufgaben der Mietverwaltung zwingend erforderlich. Da die Mietverwaltung auch eine Repräsentationsfunktion des Vermieters gegenüber den Mietern übernimmt, sollte die Mietverwaltung zudem über ein hohes Maß an Kundenorientierung verfügen. Die dargestellten Illustrationen zeigen, dass die Qualität der Mietverwaltung große Unterschiede aufweisen kann. Im Interesse der eigenen Gesellschaft beziehungsweise einer hohen Mieterzufriedenheit sollte die Mietverwaltung mit Bedacht ausgewählt und gegebenenfalls ersetzt werden, sollte sie nicht den Erwartungen entsprechen.

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