Einladung Eigentümerversammlung: Muster und Wissenswertes

Einmal jährlich findet in einer WEG eine Eigentümerversammlung statt. In ihrem Rahmen werden Beschlüsse festgesetzt und wichtige Themen besprochen. Sie geht mit einer Menge Formalitäten einher, die von großer Priorität sind. Das betrifft auch die Einladung. Dieser Artikel zeigt, was in einer Einladung zur Eigentümerversammlung enthalten sein muss, und gibt Verwaltern und Eigentümern wichtige Tipps zur Muster-Einladung an die Hand.

Einladung zur Eigentümerversammlung: Wer ist dafür verantwortlich und wie oft?

Wie oft eine Eigentümerversammlung stattzufinden hat, ist ganz klar im Wohneigentumsgesetz (WEG) geregelt. § 24 Abs. 1 WEG gibt darüber Aufschluss: Mindestens einmal im Jahr bedarf es einer ordentlichen Eigentümerversammlung. Diese wird auch dann einberufen, wenn es dringende Beschlüsse gibt.

Für gewöhnlich ist es der Verwalter, der die Einladung zur Eigentümerversammlung verschickt. Gibt es keinen Verwalter, kann laut § 24 Abs. 3 WEG der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder dessen Vertreter die Aufgabe übernehmen.

Bis 1. Dezember 2020 war es nötig, die Einladung in Schriftform zu übermitteln. Gemäß § 24 Abs. 2 WEG besteht auch die Möglichkeit der Textform. Dazu zählen beispielsweise E-Mails oder Messenger.

Eingeladen werden muss jede stimmberechtigte Person:

• Wohnungseigentümer
• werdende Wohnungseigentümer
• Insolvenzverwalter
• Zwangsverwalter
• Nachlassverwalter
• Testamentsvollstrecker

Nießbraucher hingegen werden nicht eingeladen. Wenn ein Wohnungseigentümer einen Betreuer hat, kann dieser ebenfalls eine Einladung erhalten. Wenn ein Eigentümer mehrere Wohnungen besitzt, von denen einige in Zwangsverwaltung ist, hat er dennoch ein anteiliges Stimmrecht und wird zur Eigentümerversammlung eingeladen. Teilen sich zwei Personen ein Sondereigentum, teilen sie sich auch das Stimmrecht.

Fristen für die Einladung zur Versammlung

Im WEG hat sich noch etwas geändert: die Frist zur Einberufung. Diese lag früher bei mindestens 2 Wochen. Heute beträgt die Einberufungsfrist zur Eigentümerversammlung 3 Wochen. Diese gilt es dringend einzuhalten. Andernfalls können die Beschlüsse, die im Zuge der Versammlung gefasst wurden, angefochten werden.

Inhalt der Einladung zur Eigentümerversammlung

Die Verwaltung muss die Einladung zur Eigentümerversammlung nicht nur rechtzeitig und auf richtigem Wege an die Gemeinschaft der Eigentümer übermitteln. Es zählt auch, was die Einladung beinhaltet. Dazu zählen folgende Punkte:

• Namen und Anschrift der Adressaten
• Namen und Anschrift der Verwaltung
• genaue Bezeichnung der WEG (Ort und Straße)
• Ort, Datum und Uhrzeit der Versammlung
• Tagesordnung

Vor allem den Tagesordnungspunkten wird eine besondere Bedeutung beigemessen. Sie werden gemeinsam mit dem Verwaltungsbeirat bestimmt. Doch auch Eigentümer können ein Wörtchen mitreden. Sie können weitere Tagesordnungspunkte hinzufügen. Das muss allerdings frühzeitig beim Verwalter beantragt werden. Daher verlängern manche Hausverwaltungen die Einladungsfrist auf zum Beispiel vier Wochen, sodass sich Eigentümer mit ihren Anliegen noch rechtzeitig melden können.

Optional enthält die Einladung zur Eigentümerversammlung noch folgende Inhalte:

• Hinweis auf die Möglichkeit der Stimmrechtsübertragung
• vorsorgliche Einberufung einer Wiederholungsversammlung wegen einer nicht beschlussfähigen letzten Versammlung (Eventualeinberufung)

Tagesordnung richtig formulieren: Das ist bei der Einladung zur Eigentümerversammlung wichtig

Beschlussgegenstände müssen in Form von Stichwörtern auf der Einladung angegeben werden. Daraus muss klar ersichtlich sein, was das Diskussionsthema ist und wozu ein Beschluss gefasst werden soll. Der Tagesordnungspunkt “Sonstiges” kann sich daher als schwierig erweisen.

Beschlüsse, die unter diesem Betreff gefasst werden, sind anfechtbar. Immerhin sind sie nicht ausreichend definiert. Deshalb sollte der Verwalter dafür sorgen, dass darunter keine Beschlüsse gefasst werden.

Pochen die Teilnehmer der Wohnungseigentümerversammlung allerdings darauf, sollte die Verwaltung sie auf die Rechtslage hinweisen und das Vorgehen ausreichend dokumentieren. Sonst könnte die Beschlussanfechtung gemäß §49 Abs. 2 WEG zu zusätzlichen Kosten führen.

Alle Muster griffbereit: Weniger Aufwand mit Verwaltungs-Tools

Hausverwalter haben viele Aufgaben, zu denen nicht nur die Einberufung einer Eigentümerversammlung gehört. Aufgrund der vielen Schreiben lohnt es sich, das ein oder andere Muster sofort griffbereit zu haben. Digitale Lösungen machen es möglich: Mit Immobiliensoftware von DOMUS haben Verwalter alle Dokumente zur Hand, die sie benötigen. Überdies hinaus erhalten sie einen umfangreichen Überblick. Der ist vor allem dann praktisch, wenn mehr als nur eine WEG verwaltet wird. Ob Immobilienverwalter oder Verwaltungsunternehmen – Verwaltungssoftware erhöht die Effizienz und reduziert den Aufwand.

Fazit: Mit der Muster-Einladung zur gelungenen Eigentümerversammlung

Soll eine Eigentümerversammlung einberufen werden, kommt die Hausverwaltung ins Spiel. Sie erstellt die Einladungen und übermittelt sie an die Eigentümer. Damit dabei nichts schiefgeht, lohnt sich eine Muster-Einladung. So werden alle möglichen Fehler vermieden und jeder Beschluss, der im Zuge der Versammlung erzielt wird, ist unanfechtbar.

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