Die Zukunft der Verwaltung wird schon heute geschrieben

Kiloschwere Aktenordner, unübersichtliche Zettelwirtschaft, jahrelange Lagerung von Kisten – das Papierchaos von früher ist noch gar nicht so lange her und wirkt für moderne Immobilienverwaltungen doch wie aus einer anderen Zeit. Zum Glück gehören diese Probleme der Vergangenheit an: Dank moderner IT-Lösungen ist es heute möglich, die gesamte Verwaltung über digitale Prozesse abzuwickeln. Das spart nicht nur Papier, sondern auch Zeit – den Kunden und den Mitarbeitern. Und mit der Automatisierung wiederkehrender Prozesse steht die nächste Digitalisierungsstufe der Verwaltung bereits in den Startlöchern.

Noch vor Beginn der 2000er-Jahre gehörten das Ausdrucken und Abheften zu den Standardprozeduren in jeder Verwaltung. Ordner um Ordner füllten sich mit Rechnungen, Mahnungen, Auftragsbestätigungen und Kundenanfragen. Die gesetzlich vorgeschriebenen Verwahrungsfristen sorgten dafür, dass die haptischen Archive wuchsen und wuchsen.

Mit dem Einzug digitaler Lösungen lichtete sich das alltägliche Papierchaos und wich schlankeren und effizienteren Prozessen. So ist beispielsweise die weitestgehend papierfreie Erstellung der jährlichen Nebenkostenabrechnungen in kaum einer Verwaltung mehr wegzudenken. Dadurch konnte nicht nur die Flut an Briefbögen eingedämmt werden, auch die Arbeitsprozesse innerhalb der Verwaltungen wurden vereinfacht und optimiert. Zeitgemäße digitale Plattformen vernetzen heute nicht nur die Kunden mit ihrer Verwaltung, sondern unterstützen auch die Mitarbeiter aktiv bei ihren alltäglichen Aufgaben.

Entscheidend ist nicht die Anzahl der Mitarbeiter – sondern die Prozesse

Tatsächlich ist die Größe eines Unternehmens weitestgehend unerheblich, wenn es um die erfolgreiche Digitalisierung der Geschäftsprozesse geht. Ob kleine Hausverwaltung, mittelständische WEG- und Mietverwaltung, kommunale Wohnbauunternehmen oder Projektentwickler mit Eigenbeständen. Von der Umstellung auf digitale Prozesse profitieren Verwaltungsunternehmen jeder Größe.

Kunden großer und kleiner Verwaltungsunternehmen wünschen sich gleichermaßen einen direkten und unkomplizierten Kontakt mit ihrem Verwalter. Dank moderner Portale – gerne auch in Form einer App für das Smartphone – kann völlig ortsunabhängig von allen Beteiligten auf relevante Dokumente zugegriffen werden. Im Gegenzug ermöglichen es Cloud-basierte Software-Angebote auch den Mitarbeitern, ihre Arbeit bequem via Homeoffice zu erledigen. Somit kann mit der erfolgreichen Implementierung digitaler Prozesse auch die Bearbeitung eingehender Anfragen beschleunigt und flexibilisiert werden. Nicht zuletzt diese – für den Kunden sichtbaren – Serviceverbesserungen sind ein echter Trumpf für Verwaltungen jeder Größe, die ihnen im Wettbewerb mit ihren weniger digitalisierten Konkurrenten echte Vorteile verschaffen.

Die technischen Möglichkeiten nehmen stetig zu 

Obwohl digitale Prozesse aus dem modernen Verwalteralltag nicht mehr wegzudenken sind und auch die gemeinhin als nicht allzu innovationsfreudig verschriene Verwalterbranche die Vorteile digitaler Prozesse erkannt hat, ist eine echte Digitalisierung der eigenen Verwaltung nie abgeschlossen. Die Umstellung auf digitale Prozesse bietet vielmehr die Basis für die Nutzung weitergehender Anwendungen. Ist beispielsweise ein CRM-System erfolgreich etabliert, sind damit die Weichen für weitere digitale Anwendungen eröffnet. Hierzu zählt neben der Anbindung Zielgruppen gerichteter Portale für den Austausch mit Mietern und Handwerkern unter anderem die Möglichkeit, die jährlich vorgeschriebenen Belegprüfungen in WEGs vollständig digital durchzuführen.

Die „nächste Stufe“ der Digitalisierung bilden Programme, die es ermöglichen, wiederkehrende Abläufe innerhalb der Verwaltung vollständig digital durchzuführen. So sind hochspezialisierte Softwarelösungen – beispielsweise vom Münchner Digitalisierungsspezialisten Cloud Klabauter GmbH – in der Lage, E-Mails anhand vorher festgelegter Schlagworte vollautomatisch an den jeweils zuständigen Mitarbeiter weiterzuleiten und nötige Folgeprozesse selbsttätig im CRM-System zu hinterlegen. So können Prozesse weiter gebündelt und neue Kapazitäten in Verwaltungen geschaffen werden. In Zukunft ist es denkbar, dass Programme anhand wiederkehrender Abläufe sogar selbst „lernen“, welche Muster wiederkehrenden Abläufen zu Grunde liegen, um diese eigenständig zu übernehmen. Damit können sich die Mitarbeiter wieder dem widmen, das – auch in Zukunft – von keiner Maschine übernommen werden kann: Dem persönlichen Kontakt mit ihren Kunden.

Freilich sind derartige „selbstlernende Systeme“ aus heutiger Sicht Zukunftsmusik. Doch wer hätte noch vor 30 Jahren gedacht, dass haptische Archive und Aktenschränke flächendeckend digitalen Anwendungen und Plattformen weichen? Visionen sind der Treibstoff des Fortschritts – die hochqualifizierten IT-Experten von DOMUS arbeiten täglich daran, die technischen Weichen für die Verwaltung der Zukunft zu stellen. Das Ende der Möglichkeiten ist bei Weitem nicht erreicht.

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