Außerordentliche Eigentümerversammlung ohne Verwalter: So funktioniert es

In einer WEG wird die jährlich stattfindende Eigentümerversammlung über den Hausverwalter einberufen. Dadurch können alle Mitglieder gemeinsam über wichtige Themen Beschlüsse fassen. Doch was tun, wenn es keinen Verwalter gibt oder er aus irgendeinem Grund nicht teilnehmen kann? Dieser Artikel erklärt, was es mit der außerordentlichen Eigentümerversammlung auf sich hat und welche Voraussetzungen es dafür gibt.

Was ist eine außerordentliche Eigentümerversammlung überhaupt?

Über das Gemeinschaftseigentum entscheidet die WEG immer gemeinsam. Dazu zählen unter anderem der Garten oder das Treppenhaus. Immerhin ist jeder Wohnungseigentümer von den Veränderungen in der Wohnanlage oder am Gebäude betroffen.

Zu diesem Zweck besitzt jedes Mitglied ein Stimmrecht, um klar Position zu beziehen, wenn es zum Beispiel um Beschlüsse geht. Wichtige Themen werden in einer ordentlichen Eigentümerversammlung besprochen, die einmal jährlich stattfindet. Zudem gibt es die Möglichkeit des Umlaufbeschlusses.

Jedoch kann es Situationen geben, in denen beide Optionen wenig sinnvoll sind – beispielsweise dann, wenn schnelles Handeln nötig ist. Dann können Eigentümer eine außerordentliche Eigentümerversammlung (ETV) einberufen.

Grundsätzliches: Ist eine Eigentümerversammlung ohne Verwaltung möglich?

Ganz allgemein gilt, dass es durchaus möglich ist, eine Versammlung der Eigentümergemeinschaft ohne den Verwalter abzuhalten. Das ist in § 24 Abs. 3 WEG geregelt. Da die Hausverwaltung allerdings einige wichtige Aufgaben übernimmt, müssen diese nun von einem Eigentümer ausgeführt werden. Dazu zählen unter anderem die Einladung und die Leitung sowie die Protokoll-Erstellung einer Versammlung.

Wann ist eine außerordentliche Eigentümerversammlung relevant?

Es gibt verschiedene Gründe, aus denen sich Eigentümer dazu entschließen, eine außerordentliche Eigentümerversammlung einzuberufen. Eine Möglichkeit ist, dass es gar keinen Immobilienverwalter gibt. Dann ist es klar, dass die Aufgaben bei der WEG selbst liegen.

Allerdings ist die außerordentliche Eigentümerversammlung auch in Fällen sehr relevant, in denen schnell gehandelt werden muss. Ein Schimmelbefall oder Rohrbruch beispielsweise erfordern schnelle Maßnahmen. Damit die WEG handlungsfähig bleibt, selbst wenn der Verwalter im Moment unabkömmlich ist, gibt es die Möglichkeit der Einberufung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung.

Folgende Themen geben Anlässe für eine außerordentliche Eigentümerversammlung:

• Rohrbrüche
• Wasserschäden
• Sturmschäden
• Schimmelbefall
• Pflichtverletzungen vom Verwalter

Abberufung der Hausverwaltung: Auch ein Fall für eine außerordentliche Eigentümerversammlung?

Es ist keine Frage: Möchte die WEG eine Abberufung eines Verwalters in die Wege leiten, sollte dieser nicht dabei sein. Wenn die WEG also ihren Verwalter wechseln möchte, wird ebenfalls gern eine außerordentliche Eigentümerversammlung einberufen. Der Beschluss zur Kündigung der Verwaltung wird deshalb häufig in diesem Rahmen gefasst, da nur 25 % der Wohnungseigentümer ihre Zustimmung erteilen müssen, damit die Versammlung stattfinden kann. Der Verwalter kann sie somit nicht ablehnen. Auch ein Umlaufbeschluss ist in diesem Fall möglich. Allerdings dauert dies etwas länger und ist nicht für dringende Fälle geeignet.

Besonderheiten der außerordentlichen Eigentümerversammlung

In Fällen einer erhöhten Dringlichkeit ist es möglich, eine außerordentliche Eigentümerversammlung einzuberufen. Die Frist kann auf eine Woche verkürzt werden. Zudem ist es in einigen Situationen möglich, innerhalb weniger Tage eine Versammlung in die Wege zu leiten.

So wie es auch bei einer ordentlichen WEG-Versammlung möglich ist, können Eigentümer Beschlüsse durch eine einfache Mehrheit erzielen. Die Allstimmigkeit, wie sie manchmal bei Umlaufbeschlüssen nötig ist, spielt hier keine Rolle. Dadurch ist es möglich, in dringenden Fällen schnell wichtige Beschlüsse zu fassen.

Außerordentliche Eigentümerversammlung einberufen: Das müssen Eigentümer wissen

In § 24 Abs. 2 WEG ist klar geregelt, dass eine außerordentliche Eigentümerversammlung zu jeder Zeit einberufen werden kann. Die einzige Voraussetzung dafür ist, dass mehr als 25 % der Wohnungseigentümer eine Versammlung fordern.

Das sogenannte Kopfprinzip wird verwendet, um zu ermitteln, ob eine Durchführung möglich ist. Es handelt sich um ein spezielles Abstimmprinzip, bei dem jedes WEG-Mitglied eine Stimme hat. Die Gewichtung hängt nicht von der Anzahl der Wohneinheiten oder der Wohnfläche ab.

In der Praxis bedeutet das, dass die 25 % schon erreicht wären, wenn 2 von 5 Eigentümern eine außerordentliche Eigentümerversammlung einberufen wollen – selbst dann, wenn die anderen Eigentümer mehr Wohnungen mit einer größeren Wohnfläche besitzen.

Und wer ist dazu berechtigt, die Versammlung einzuberufen? In der Regel fällt das in den Aufgabenbereich der Hausverwaltung. Allerdings kann diese Aufgabe auch ein Vorsitzender des Verwaltungsbeirats oder sein Stellvertreter übernehmen. Des Weiteren kann die Eigentümergemeinschaft auch einen Eigentümer durch einen Beschluss dazu ermächtigen. Wenn die WEG allerdings kein Mitglied des Verwaltungsbeirats zum Vorsitzenden bestellt, können alle Mitglieder des WEG-Beirats eine Eigentümerversammlung einberufen.

Einladung zur außerordentlichen Eigentümerversammlung

Bei Eigentümerversammlungen müssen eine Menge Fristen und Formalitäten eingehalten werden – vor allem, was die Einladungen betrifft! Bei einer außerordentlichen Eigentümerversammlung müssen alle Eigentümer der WEG, die so im Grundbuch eingetragen sind, eine Woche im Voraus eingeladen werden. Wichtig ist, dass die Einladung in Textform erfolgt:

• Brief
• E-Mail
• Messenger

Allerdings gibt es auch Ausnahmen, in denen eine kürzere Frist möglich ist. Dazu muss ein triftiger Grund vorliegen. Geregelt ist das in § 24 Abs. 4 S. 2 WEG.

Was muss eine Einladung zu einer außerordentlichen Eigentümerversammlung beinhalten?

Zu den Formalitäten gehört nicht nur die Einhaltung von Fristen. Auch der Inhalt der Einladung ist klar geregelt. Dieser muss folgende Punkte umfassen:

• Ort, Datum, Zeit der Versammlung
• Tagesordnungspunkte
• Information zu den geplanten Beschlüssen
• Name und Anschrift des Eigentümers, der die Einladungen verschickt

Durchführung: So läuft eine außerordentliche Eigentümerversammlung ab

Alle Formalitäten sind erfüllt? Dann steht der außerordentlichen WEG-Versammlung nichts mehr im Weg. Im Grunde ist es wieder der Hausverwalter, der für die Durchführung verantwortlich ist. Wenn sich die WEG selbst verwaltet, kann auch der Verwaltungsbeirat oder sein Stellvertreter diese Aufgabe übernehmen. Doch auch ein Wohnungseigentümer kann sich der Durchführung annehmen.

Hier gibt es keine großen Unterschiede zur ordentlichen Eigentümerversammlung. Ablauf und Formalitäten unterscheiden sich nicht voneinander. Die in der Einladung genannten Tagesordnungspunkte müssen diskutiert werden und eine Abstimmung ist nötig, um einen Beschluss zu fassen. Wichtig ist auch die Erstellung eines Protokolls sowie die Eintragung in die Beschlusssammlung.

Die Wohnungseigentümergemeinschaft sollte bei einer außerordentlichen Eigentümerversammlung ganz besonders darauf achten, die korrekte Form einzuhalten. Geschieht hierbei nämlich ein Fehler, führt das schnell zur Unwirksamkeit von Beschlüssen. Besonders bei dringenden Angelegenheiten ist es somit wichtig, unanfechtbare Beschlüsse zu erzielen.

Leitung der außerordentlichen Eigentümerversammlung

Wer ist bei einer außerordentlichen Eigentümerversammlung eigentlich der Versammlungsleiter? Den Vorsitz hat für gewöhnlich der Hausverwalter. Ist dieser jedoch nicht anwesend oder gibt es keine WEG-Verwaltung, kann der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats, sein Stellvertreter oder ein Eigentümer die Versammlungsleitung übernehmen.

Wenn die Eigentümerversammlung von einem weniger rechtskundigen Eigentümer geleitet wird, sollte darauf geachtet werden, dass die Beschlussfähigkeit festgestellt wird und die einzelnen Teilnehmer namentlich genannt werden. Auch eine Niederschrift des Beschlusses und das Abstimmungsergebnis sollte erfolgen.

Sinnvoll ist es, als Versammlungsleiter eine Person zu ernennen, die über gewisse kommunikative Fähigkeiten und verwaltungstechnische Kompetenzen verfügt. Auch ein hohes Maß an Integrität wird angeraten.

Rechtliche Fallstricke im Überblick

Damit Beschlüsse, die in einer außerordentlichen Eigentümerversammlung erzielt wurden, nicht angefochten werden können, müssen Eigentümer alle möglichen rechtlichen Fallstricke kennen. Nur so können Fehler vermieden werden.

• Form der Einladung
• Einladungsfristen
• Zeit und Ort
• Protokoll

Form und Frist der Einladung wurden bereits geklärt. Doch was gilt es bezüglich Zeit und Ort zu beachten? Grundsätzlich ist die Wohnungseigentümergemeinschaft in der Wahl des Versammlungsortes und der -zeit frei. Jedoch sollten Sonn- und Feiertage sowie Ferien vermieden werden. Hier ist nur mit einer geringen Zahl an Teilnehmern zu rechnen. Außerdem lohnt es sich, eine WEG-Versammlung werktags nach Möglichkeit nicht vor 17 Uhr einzuberufen.

In § 24 Ab. 6 WEG ist geregelt, dass bei jeder Eigentümerversammlung ein Protokoll aufgenommen werden muss. Dabei werden die Inhalte der Beschlüsse detailliert dokumentiert. So können auch die Eigentümer, die nicht anwesend sind, über alles Nötige informiert werden.

Tatsächlich ist es für die Gültigkeit eines Beschlusses nötig, dass sein Gegenstand bereits bei der Einberufung konkret bezeichnet wurde. Der Tagesordnungspunkt “Sonstiges” deckt maximal Angelegenheiten von untergeordneter Bedeutung ab. Die Beschlussfassung fällt nicht in die Kategorie. Das gilt sowohl für außerordentliche Eigentümerversammlungen ohne Verwalter als auch für ordentliche Versammlungen.

Ordentliche und außerordentliche Eigentümerversammlung: Das sind die wichtigsten Unterschiede!

Zwischen einer ordentlichen und einer außerordentlichen Eigentümerversammlung bestehen einige Unterschiede. Hier eine Übersicht über die wichtigsten Punkte:

• Frist: Bei einer ordentlichen Wohnungseigentümergemeinschaft-Versammlung beträgt die Frist 3 Wochen vor dem Termin. Bei einer außerordentlichen WEG-Versammlung ist es nur eine Woche oder weniger.
• Einberufung: Die ordentliche Eigentümerversammlung findet einmal jährlich statt und ist jederzeit möglich. Auch die außerordentliche Eigentümerversammlung kann jederzeit einberufen werden. Hier müssen allerdings nur 25 % der Eigentümer dafürstimmen.
• Themen: Während in der ordentlichen Eigentümerversammlung generelle Themen wie der Wirtschaftsplan oder die Jahresabrechnung besprochen werden, ist die außerordentliche WEG-Versammlung für Themen mit erhöhter Dringlichkeit da.

Unterstützung bei außerordentlichen Eigentümerversammlungen ohne Verwalter

Wer ohne WEG-Verwalter eine außerordentliche Eigentümerversammlung einberufen und Beschlüsse fassen möchte, muss einiges beachten. Deshalb gibt es Unterstützungen, die Eigentümer in Anspruch nehmen können.

Digitale Lösungen sind optimal dafür geeignet, alle nötigen Punkte im Blick zu behalten und keine Formfehler zu begehen. Bei DOMUS gibt es Immobiliensoftware, die sowohl gern von Verwaltern als auch von Eigentümern genutzt wird. So können in dringenden Fällen schnell und unkompliziert korrekte Einladungen erstellt und an alle Eigentümer verschickt werden. Und auch die Planung der außerordentlichen Eigentümerversammlung geht viel einfacher. In entsprechenden Programmen lassen sich zudem Muster für die Einberufung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung hinterlegen, sodass Verwalter, Vertreter oder Eigentümer einen schnellen Zugriff darauf haben, falls es nötig ist.

Mit Software-Produkten wird die Verwaltung gleich viel einfacher. DOMUS hält überdies hinaus einen Hilfe-Bereich zur Verwendung bereit, falls es Fragen oder andere Anliegen gibt – so steht der nächsten außerordentlichen Eigentümerversammlung ohne Verwalter nichts im Weg!

Fazit: Bei einer außerordentlichen Eigentümerversammlung gibt es einiges zu beachten!

Möchte die WEG eine außerordentliche Eigentümerversammlung aufgrund eines Themas mit hoher Dringlichkeit abhalten, gilt es, einiges zu beachten. In dieser Hinsicht spielen besonders Formalitäten eine große Rolle. Werden diese nicht eingehalten, kann ein gefasster Beschluss sogar ungültig sein. Des Weiteren sind viele andere Faktoren relevant, die in § 24 WEG geregelt sind.

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