Kalypso im Backoffice – Ein Erfahrungsbericht von Tanja Baretzky

Als im Sommer 2020 die gesamte DOMUS-Belegschaft von Kalypso erfuhr konnte sich zunächst keiner so richtig etwas darunter vorstellen. Im Backoffice war uns allerdings sofort klar, dass uns dieses Tool die tägliche Arbeit massiv erleichtern würde.

Es dauert daher nicht lang und schon wurden im September 2020 die ersten Prozesse erstellt. Damals gab es noch nicht annähernd die Funktionen, die es heute gibt. Auch die Prozesserstellung geht jetzt so viel einfacher und intuitiver.

Am 11. September 2020 ging der erste Prozess „live“ und die Arbeitserleichterung war umgehend spürbar. Der erste Prozess umfasste die automatische Erstellung einer Aktivität nach Eingang einer E-Mail auf Basis des Betreffs. Der Prozess war dahingehend optimiert, dass über die Hälfte der Aufgaben vollautomatisiert von Kalypso durchgeführt wurden.

Heute umfasst die Anzahl der Prozesse im Backoffice unglaubliche 27 Stück. Von ganz kleinen Prozessen, die nur die Bearbeitung von E-Mails erleichtern bis hin zu umfangreichen Prozessen mit vielen Verzweigungen, Checklisten und parallel ablaufenden Prozessen im Personalbereich, ist alles dabei.

Durch die automatisierten Prozesse ist gewährleistet, dass Informationen zum Beispiel an Bewerber oder auch Kunden direkt per E-Mail verschickt werden. Notwendige Checklisten können sofort vom Kunden bearbeitet werden, auch wenn die zuständige Auftragsbearbeitung eigentlich nicht im Haus ist. Das gleiche gilt für Lizenzdateien welche vollautomatisiert angefordert werden und schon in der Aktivität bereitstehen, wenn die Auftragsbearbeitung diese zum ersten Mal aktiv bearbeitet. Mein persönliches Fazit: „Sowohl für uns in der DOMUS als auch für unsere Kunden und Partner ist Kalypso eine Bereicherung in jeglicher Hinsicht.“

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