Durch das Aktivieren der Sperre von Wirtschaftsjahren in der Buchhaltungsstruktur in Verbindung mit dem Abschließen der Abstimmkreise des vergangenen Wirtschaftsjahres, bietet Ihnen die Immobiliensoftware DOMUS 4000 die Möglichkeit, Buchungszeiträume zu deaktivieren und erfasste Buchungen zu schützen. Diese Funktionen stehen im engen Zusammenhang mit dem Recht, einen Abstimmkreis anzulegen. Dieses Recht ist in der Benutzerverwaltung zu vergeben.
Ein User, der nicht das Recht auf Neuanlage eines Abstimmkreises hat, kann lediglich in den noch offenen oder vom Hauptbuchhalter neu eröffneten Abstimmkreisen Buchungen erfassen, ändern oder löschen.
Unter Buchhaltungsstruktur/Finanzbuchhaltung/Zusätze gibt es einen Assistenten “Wirtschaftsjahre” anlegen. Mit diesem können Sie global über die gesamte Datenbank neue Wirtschaftsjahre anlegen und abgeschlossene Wirtschaftsjahre sperren.
Einzelne Abstimmkreise können nicht gesperrt werden. Dies ist nicht notwendig, denn durch das Abschließen sind die Abstimmkreise nicht mehr sichtbar. Alle Buchungen, egal in welchem Abstimmkreis diese erfasst wurden und egal ob der Abstimmkreis noch offen oder bereits abgeschlossen ist, können im Kontoregister eingesehen und gefiltert werden. Mit einem entsprechenden Kennwort kann der Hauptbuchhalter der Verwaltung die Buchungen dort jederzeit bearbeiten.
Ein abgeschlossener Abstimmkreis lässt sich nicht wieder öffnen. Durch das Abschließen werden die enthaltenen Buchungen im Kontoregister fixiert. Bitte beachten Sie, dass beim Löschen eines Abstimmkreises alle enthaltenen Buchungen mit gelöscht werden. Genau dies ist auch der Grund, warum wir empfehlen, alte Abstimmkreise vergangener Wirtschaftsjahre abzuschließen. Mit dem Einspielen einer Datensicherung können Sie den kompletten Stand zurücksetzen. Dies wäre dann die letzte Option, alle Buchungen wieder herzustellen.
