DOMUS 4000: Bearbeiten von Leerstands- und Schlüsselprotokollen in der Abrechnung

Die Leerstandsprüfung und die darauf folgende Schlüsselprüfung im Immobilien Software DOMUS 4000 hilft dem Bearbeiter einer jeden Abrechnungsart Unstimmigkeiten, welche einen Umlagefehler verursachen können, zu erkennen.

Sie ist eine Programmhilfe, die beim Erstellen einer korrekten Abrechnung unterstützt. Über die Grundeinstellung /Stammdaten der Abrechnung besteht die Möglichkeit beide Prüfungen auszuschalten, wobei dies nur unter Umständen und nicht korrekt erfasster Stammdaten notwendig werden kann. Bei 100% korrekt angelegten Stammdaten ist ein Ausschalten der Prüfungen nicht nötig. Ergeben diese beiden Programmhilfen einen Fehler, so sollte der Bearbeiter diese mit folgenden Lösungsansätzen bearbeiten und abstellen.

Grundsätzlich sind zuerst die Fehler der Leerstandsprüfung zu bearbeiten. Nach einer erneuten Aktualisierung der Abrechnung (Mieter/Eigentümer dort Einzug/Auszugdaten und Schlüssel) ist eine zweite Prüfung durchzuführen. Erst wenn die Leerstandsprüfung keinen Fehler mehr erkennt, sind eventuelle Fehlermeldungen der Schlüsselprüfung zu bearbeiten.

Die Leerstandsprüfung kontrolliert hierzu die in den DOMUS 4000 Stammdaten erfassten Mieter/Eigentümer mit dessen Einzug-/Auszugsdaten, bezogen auf die an der Abrechnung teilnehmenden Mieter/Eigentümer. Sie erkennt fehlende Zeiträume oder Zeitraumüberschneidungen bei Einheiten ohne Mieter/Eigentümer oder Leerstand. Programmhinweismeldungen an dieser Stelle sind zunächst in den Stammdaten direkt zu prüfen. Hierfür gibt es in der Übersicht aller Mieter/Eigentümer die Spalte „KZ“ (siehe Abbildung 1). Sofern hier ein Ausrufezeichen (!) erkennbar ist wäre eine weitere Kontrolle über den Reiter „Einheiten“ im Objekt möglich (siehe Abbildung 2). Hier muss die entsprechende Einheit im oberen Bereich markiert werden, nun erscheinen im unteren Bereich alle Mieter/Eigentümer der Einheit mit den wohnhaften Zeiträumen für eine detaillierte Überprüfung.

Als Grundsatz gilt: In jeder an der Abrechnung teilnehmenden Einheit muss für den gesamten Zeitraum der Abrechnung eine Adresse hinterlegt sein und es darf nicht mehr als eine hinterlegte Adresse pro Einheit geben. Als mit der Einheit verknüpfte Adresse sehen wir aus der Sicht von DOMUS 4000 einen Mieter, Eigentümer oder Leerstand.

Die Schlüsselprüfung erfolgt auf eine ähnliche Art und Weise. Auch diese kontrolliert zunächst die Werte in den Stammdaten, hier bezogen auf die Objektschlüssel und Kreisschlüssel/Mandantenschlüssel aus der Schlüsselstruktur bei Mandant-/ oder Kreisabrechnung.

Unter dem in der Abrechnung befindlichen Menüpunkt Mieter/Eigentümer Stammdaten (siehe Abbildung 3) ist über den Button „Neu“ zu prüfen, ob Mieter/Eigentümer noch zum hinzufügen bereitstehen. Anschließend muss der Button „Einzug/Auszugsdaten aktualisieren“ betätigt werden und zwingend eine Neuberechnung der Schlüssel über den entsprechenden Button erfolgen. Bei Kreis-/ oder Mandant Abrechnung ist entsprechend der weitere Button für die Schlüsselberechnung zu verwenden.

Als Grundsatz für die Schlüsselberechnung gilt: Alle im Verteilerschlüssel hinterlegten Mieter/Eigentümer (bei Anteilsschlüsseln Einheiten) müssen auch an der Abrechnung teilnehmen. Die Werte aus den Stammdaten – Schlüssel müssen dabei mit den Schlüsselwerten der Abrechnung übereinstimmen. Werden Kosten über mehrere Kostenpositionen verschiedener Gruppen oder Objekte verteilt, so muss eine Sortierung gleichlautend angelegt werden. Werden Kostenpositionen mit gleicher Bezeichnung in 2 verschiedenen Gruppen über getrennte Verteilerschlüssel verteilt, dann ist keine Sortierung nötig. (Bsp.: Mischobjekt aus Gewerbe und Mietraum. In beiden Gruppen gibt es identisch bezeichnete Kostenpositionen, als Verteilerschlüssel haben Sie aber Wohnraum und Gewerbe getrennt)

Bei Mandant- oder Kreisabrechnung oder Abrechnungen mit mehr als einer Gruppe wird die Sortierung (siehe Abbildung 4) benötigt. Anhand einer gleichlautenden Sortierung erkennt das Programm, dass diese Kostenpositionen seitens des Betrages zusammengehören und über einen gemeinsamen Verteilerschlüssel abgerechnet werden. Sofern keine Fix Häkchen in der Abrechnung diese Prüfung beeinflussen, muss auch diese vollständig aufgehen.